Każda organizacja niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności ma do czynienia z rosnącą liczbą dokumentów. Dokumentami są: umowy, wnioski, oświadczenia, faksy czy też inne pisma. Gromadzenie, klasyfikowanie, udostępnianie i przechowywanie tych dokumentów jest źródłem rosnących kosztów. Ważny jest również koszt dotarcia do dokumentów. W przypadku posiadania rozległych archiwów czas dotarcia do dokumentu może być długi, co bezpośrednio przekłada się na efektywność pracy pracownika. Efektywne archiwizowanie dokumentów powinno gwarantować nie tylko bezpieczeństwo i wiarygodność archiwizowanych danych, ale również mechanizmy szybkiego i wygodnego uzyskania dostępu do danych w archiwum. Do rozwiązania powyższych problemów może przyczynić się system Elektronicznego Archiwum Dokumentów DocuSafe®Archiwum, który ma za zadanie zapanować nad mechanizmem powstawania, dostępu, kontroli, dystrybucji oraz nad formą tworzonych dokumentów. Dzięki elektronicznemu archiwum dokumentów DocuSafe®Archiwum informacja staje się prawdziwym atutem.

Przechowywanie informacji w sklasyfikowanym cyfrowym archiwum, zwiększa prędkość i wygodę dostępu do żądanych danych. Poprzez konsolidację archiwów, które wcześniej były prowadzone indywidualnie, informacje, które były w posiadaniu określonych działów lub placówek, mogą stać się dostępne dla użytkowników w całej organizacji. Przekształca to informację w rodzaj aktywów, jakie mogą być udostępniane i ponownie wykorzystywane. Wykorzystanie w systemie mechanizmów OCR umożliwia w sposób automatyczny odczytanie treści dokumentu, a użytkownik ma możliwość wyszukiwania dokumentów z jeszcze większą precyzją. Systemy oparte o platformę DocuSafe® spełniają wymagania Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych na poziomie podstawowym, podwyższonym oraz wysokim1. W systemie zaimplementowany jest mechanizm szyfrowania dokumentów, a dodatkowo w aplikacji opartej o przeglądarkę internetową żadne dane aplikacji nie są zapisywane na lokalnych stacjach roboczych.