Każdego dnia sekretariat (kancelaria) urzędu otrzymuje dziesiątki pism: dokumentów urzędowych, wniosków, podań, itp. Procedury przekazywania korespondencji, a także sposoby delegowania zadań pracownikom mają istotny wpływ na bieg spraw związanych z otrzymywanymi dokumentami. Stale rosnąca ilość dokumentów, konieczność lepszej kontroli realizowanych spraw oraz poprawa jakości obsługi interesantów to problemy, których rozwiązanie wymaga podejścia kompleksowego.

Przejście z dokumentów papierowych na formę elektroniczną skutkuje poprawą organizacji i skutecznego zarządzania informacją w urzędzie. Automatyzacja i standaryzacja zasad i sposobu przekazywania dokumentów w oparciu o system zarządzania dokumentami niesie za sobą nie tylko zwiększenie szybkości przekazywania dokumentów ale także poprawę terminowości realizowanych zadań.

• po pierwsze powinny cechować się szerokim zakresem funkcjonalnym zawierającym wszystkie najważniejsze funkcje związane z elektronicznym pobieraniem, administracją, składowaniem, wyszukiwaniem i udostępnianiem dokumentów,
• po drugie powinny być ergonomiczne i intuicyjne w obsłudze, dzięki czemu użytkownik nie potrzebuje długiego cyklu szkoleniowego, aby rozpocząć pracę z systemem.