Tradycyjny sposób zarządzania dokumentami i przetwarzania informacji staje się więc coraz większą barierą, ograniczającą wzrost efektywności działania. Niebezpiecznie łatwo przyzwyczaić się do niedogodności występujących przy tradycyjnym obiegu dokumentów, akceptując je jako rzecz oczywistą i zło konieczne, bagatelizując ponoszone z tego tytułu koszty. Mając na uwadze zwiększającą się ilość obsługiwanej korespondencji istotne staje się posiadanie narzędzia informatycznego, które pozwoli zarządzać, katalogować i udostępniać korespondencję oraz informacje z nią związane. System DocuSafe®Kancelaria został opracowany z myślą o firmach, które zamierzają prowadzić komputerową obsługę korespondencji. Głównym założeniem DocuSafe®Kancelaria jest maksymalne usprawnienie procesów związanych z obsługą korespondencji oraz łatwy i szybki dostęp do zgromadzonych dokumentów, które dotychczas miały postać tradycyjną.

• rejestrację korespondencji napływającej i wypływającej z firmy,
• gromadzenie i przechowywanie danych nadawców i odbiorców,
• dołączanie do pisma dyspozycji odnośnie sposobu postępowania z pismem,
• obserwację historii dokumentu od momentu zarejestrowania go w systemie oraz przepływu pomiędzy komórkami organizacyjnymi,
• wydruk pocztowej książki nadawczej (zgodnej z wymaganiami Poczty Polskiej),
• skanowanie dokumentów, przyjmowanie faksów i e-maili,
• szybkie wyszukiwanie pism i spraw ze względu na różne atrybuty opisujące pismo/sprawę.