Dokumenty w sposób nierozerwalny towarzyszą funkcjonowaniu urzędu. Dążenie do większej efektywności pracy przy jednoczesnym zmniejszaniu kosztów działania, potrzeba dostosowywania się do stale zmieniających się warunków, powodują lawinowy przyrost gromadzonych dokumentów, napływających informacji, prowadzonych spraw. Wzrost liczby dokumentów, powodujący wydłużenie czasu ich wyszukiwania i weryfikacji, to wydłużenie czasu realizacji spraw. Tradycyjny sposób zarządzania dokumentami i przetwarzania informacji staje się coraz większą barierą ograniczającą wzrost efektywności działania. Niebezpiecznie łatwo przyzwyczaić się do niedogodności występujących przy tradycyjnym obiegu dokumentów, akceptując je jako rzecz oczywistą i zło konieczne, bagatelizując ponoszone z tego tytułu koszty.

W działalności nowoczesnego urzędu wymagane jest podejście elastyczne, innowacyjne a przede wszystkim zorientowane na Klienta. System DocuSafe®Kancelaria został opracowany z myślą o urzędach administracji publicznej, które mają zamiar prowadzić komputerową obsługę: pism przychodzących do urzędu i pism wychodzących z urzędu oraz rejestr spraw. DocuSafe®Kancelaria posiada wszystkie niezbędne funkcje, które są konieczne w codziennej pracy kancelarii/sekretariatu urzędu a dodatkowo posiada kilka unikalnych funkcji, które wyróżniają go od oferowanych na rynku rozwiązań, np. mechanizm podpowiedzi, jakie załączniki muszą być dołączone do określonego typu pisma.